Datenschutzerklärung

URBAN AGENCY GmbH · Fassung für urban-agency.at und hub.urban-agency.at

Diese Datenschutzerklärung informiert gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch und der Nutzung unserer Website urban-agency.at sowie unseres passwortgeschützten Bereichs unter hub.urban-agency.at.

1. Verantwortlicher

URBAN AGENCY GmbH, Viaduktbogen 55, 6020 Innsbruck. Tel.: +43 (0)664 7986372, E-Mail: info@urban-agency.at. Firmenbuch-Nr. 676830p, Landesgericht Innsbruck.

Wir sind für sämtliche in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen allein verantwortlich. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag unserer Kund:innen findet über unsere Website und unseren Kundenbereich nicht statt.

2. Allgemeines und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Wir verarbeiten sie ausschließlich auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen: Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrags (lit. b), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, funktionsfähigen und wirtschaftlichen Betrieb sowie an der Pflege von Geschäftskontakten (lit. f).

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei einem professionellen Website- und Hosting-Anbieter betrieben, unser Kundenbereich bei einem Anbieter für Anwendungs-Hosting und Datenbankdienste. Beim Aufruf werden automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Logfiles verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Zweck ist die sichere und stabile Bereitstellung sowie die Abwehr von Missbrauch; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Anbieter verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Die Speicherdauer richtet sich nach den technischen Vorgaben der eingesetzten Anbieter. Zugriffsdaten unseres Kundenbereichs stehen längstens sieben Tage zur Verfügung und werden danach automatisch gelöscht. Zugriffsdaten unserer Website speichern wir nur so lange, wie dies für den sicheren und stabilen Betrieb erforderlich ist. In beiden Fällen werten wir diese Daten nicht personenbezogen aus und führen sie nicht mit anderen Datenbeständen zusammen.

4. Cookies und Einwilligung

Unsere Website und unser Kundenbereich verwenden Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Cookies, die für Betrieb, Anmeldung und Sicherheit erforderlich sind, setzen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dazu zählen insbesondere Sitzungs-Cookies, die Ihre Anmeldung im Kundenbereich aufrechterhalten. Nicht notwendige Cookies, insbesondere zu Analyse- und Komfortzwecken, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 165 TKG 2021). Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

5. Reichweitenanalyse

Wir nutzen eine in unsere Website integrierte Analysefunktion, um die Nutzung statistisch auszuwerten, etwa Seitenaufrufe, Herkunft der Zugriffe und verwendete Geräte. Zweck ist die bedarfsgerechte Gestaltung und Verbesserung unseres Angebots. Soweit dabei nicht notwendige Cookies zum Einsatz kommen, erfolgt die Verarbeitung nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), andernfalls auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (lit. f). Im Kundenbereich findet keine Reichweitenanalyse statt.

6. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten sind lokal eingebunden. Es erfolgt kein zusätzlicher Abruf externer Schriftdienste mit Übermittlung Ihrer IP-Adresse an gesonderte Dritte.

7. Kontaktformular

Über das Kontaktformular können Sie uns eine Nachricht senden. Die von Ihnen eingegebenen Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und der Inhalt Ihrer Nachricht, werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und uns per E-Mail zugestellt. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen (lit. f). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (siehe Punkt 12).

8. Kontakt- und Interessentenverwaltung

Treten Sie geschäftlich mit uns in Kontakt oder entsteht ein Geschäftskontakt, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, insbesondere Name, Unternehmen, Funktion, Kontaktdaten sowie Anlass und Stand des Kontakts, zur Bearbeitung und Pflege der Geschäftsbeziehung in einem internen System. Rechtsgrundlage ist die Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Kontaktverwaltung (lit. f). Eine Weitergabe an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht.

9. Kundenbereich (hub.urban-agency.at)

9.1 Zugang und Konto. Für unseren passwortgeschützten Kundenbereich richten wir Zugänge ein. Wir verarbeiten dabei die zur Anmeldung erforderlichen Daten: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Funktion, ein von Ihnen gewähltes Passwort in ausschließlich verschlüsselter Form (Hash), die Zuordnung zu Ihrem Projekt sowie Ihre Zugriffsberechtigungen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen bzw. mit dem von Ihnen vertretenen Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9.2 Anmeldung und Protokollierung. Bei jeder Anmeldung verarbeiten wir Zeitpunkt und Erfolg des Anmeldevorgangs sowie ein technisches Sitzungs-Token. Zweck ist die Absicherung des Zugangs gegen unbefugte Nutzung; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine darüber hinausgehende Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens, insbesondere eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, findet nicht statt.

9.3 Inhalte des Kundenbereichs. Im Kundenbereich stellen wir ausschließlich Auswertungen, Kennzahlen und Unterlagen bereit, die wir selbst im Rahmen unserer Leistungen erstellt haben, sowie die zu Ihrem Projekt gehörenden Arbeitsstände. Personenbezogene Datenbestände unserer Kund:innen, etwa deren eigene Kunden-, Mitarbeiter- oder Interessentendaten, werden im Kundenbereich nicht eingebracht und nicht verarbeitet. Eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO findet daher über den Kundenbereich nicht statt.

9.4 Dauer. Zugangsdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung verarbeitet und spätestens zwölf Monate nach deren Ende gelöscht. Sie können die Löschung Ihres Zugangs jederzeit verlangen; die Erreichbarkeit projektbezogener Unterlagen endet damit.

10. Umfragen

Über unsere Website und unseren Kundenbereich bieten wir Umfragen an, etwa zur Wahrnehmung von Marken. Die Teilnahme erfolgt ohne Erhebung identifizierender Angaben: Wir erheben insbesondere keinen Namen, keine E-Mail-Adresse und keine IP-Adresse. Gespeichert werden ausschließlich Ihre Antworten, also Markenbewertungen sowie grobe demografische Angaben wie Altersgruppe, Geschlecht, Region und Rolle, zusammen mit einer zufällig vergebenen Datensatz-Kennung und dem Zeitpunkt der Übermittlung.

Diese Kennung dient allein der technischen Zuordnung der Antworten zu einer Erhebung. Wir führen die Antworten weder mit Konto- oder Kontaktdaten noch mit Zugriffsdaten zusammen und unternehmen keine Versuche, einzelne Antworten einer Person zuzuordnen. Ergebnisse werden ausschließlich in aggregierter Form ausgewertet und dargestellt.

Bitte geben Sie in etwaige Freitextfelder keine personenbezogenen Angaben ein, da wir Antworten sonst nicht mehr zuverlässig als nicht personenbezogen behandeln können.

11. Newsletter

Ein Newsletter ist derzeit nicht aktiv. Vor Aktivierung wird dieser Abschnitt um die Anmeldung im Double-Opt-In-Verfahren, die Rechtsgrundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 174 TKG 2021), die jederzeitige Abmeldemöglichkeit sowie die Angaben zum Versanddienstleister ergänzt.

12. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Drittlandübermittlung

Zur Bereitstellung unserer Website und unseres Kundenbereichs sowie zur Bearbeitung von Kontakten setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, insbesondere:

• einen Anbieter für Website-Hosting, Kontaktformular, Reichweitenanalyse und Cookie-Verwaltung,

• einen Anbieter für Anwendungs-Hosting, Datenbank und Anmeldeverwaltung des Kundenbereichs,

• einen Dienstleister für E-Mail-Empfang und -Verwaltung,

• einen Dienst zur internen Kontakt- und Projektverwaltung.

Einige dieser Dienstleister haben ihren Sitz bzw. ihre Server in Drittländern, insbesondere den USA. Die damit mögliche Übermittlung personenbezogener Daten ist durch geeignete Garantien abgesichert, namentlich EU-Standardvertragsklauseln bzw. die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Auf Anfrage informieren wir Sie gerne über die konkret eingesetzten Dienstleister.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist, etwa an Steuerberatung, Behörden oder Gerichte.

13. Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, etwa die siebenjährige Aufbewahrungsfrist für abgabenrechtlich relevante Unterlagen nach § 132 BAO. Im Einzelnen:

• Server-Logfiles: siehe Punkt 3

• Anfragen ohne nachfolgenden Geschäftsabschluss: 48 Monate

• Kontakt- und Interessentendaten: bis zum Widerspruch, längstens 48 Monate nach dem letzten Kontakt

• Zugangsdaten des Kundenbereichs: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, längstens zwölf Monate darüber hinaus

• Vertrags- und Abrechnungsunterlagen: sieben Jahre nach § 132 BAO

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die in unserem Kundenbereich bereitgestellten Kennzahlen und Auswertungen beziehen sich auf Marken und aggregierte Erhebungsergebnisse, nicht auf einzelne Personen.

15. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Zur Ausübung genügt eine Nachricht an info@urban-agency.at.

Unabhängig davon haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

16. Datensicherheit und Änderungen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS), Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert, und der Zugriff auf Daten im Kundenbereich ist über ein Berechtigungskonzept auf die jeweils zugeordneten Projekte beschränkt.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn Änderungen der Rechtslage, der eingesetzten Dienste oder unserer Verarbeitungen dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils auf urban-agency.at veröffentlichte Fassung.

Stand: 4. August 2026